Procedura zgłoszeń zewnętrznych
Art. 24 ust. 1 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. z dnia 24.06.2024r., poz. 928) zobowiązał m.in. Komendanta Powiatowego Policji w Bełchatowie do wprowadzenia zewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Komendzie Powiatowej Policji w Bełchatowie (Procedura zgłoszeń zewnętrznych).
Z kolei art. 33 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. z dnia 24.06.2024r., poz. 928) zobowiązał m.in. Komendanta Powiatowego Policji w Bełchatowie do wprowadzenia Procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Komendzie Powiatowej Policji w Bełchatowie (Procedura zgłoszeń zewnętrznych).
Komendant Powiatowy Policji w Bełchatowie zachęca do korzystania z Procedury zgłoszeń zewnętrznych w przypadku, gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej KPP w Bełchatowie, a sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych.
Cel Procedury zgłoszeń zewnętrznych
Celem Procedury zgłoszeń zewnętrznych jest ukształtowanie efektywnego i jednolitego systemu informowania o naruszeniach prawa w Komendzie Powiatowej Policji w Bełchatowie poprzez stworzenie bezpiecznych kanałów zgłoszeniowych, zapobiegających podejmowaniu jakichkolwiek działań odwetowych wobec sygnalisty.
Kto może być sygnalistą
Sygnalistą jest osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą. Sygnalistą jest również osoba fizyczna, w przypadku zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacji o naruszeniu prawa uzyskanej w kontekście związanym z pracą, przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym lub już po ich ustaniu.
Procedura zgłoszeń ma zastosowanie do byłych i obecnych pracowników/policjantów Komendy Powiatowej Policji w Bełchatowie oraz osób ubiegających się o pracę na podstawie stosunku pracy oraz innego stosunku prawnego, stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, lub pełnienia służby w Komendzie Powiatowej Policji w Bełchatowie.
Ochrona sygnalisty
Sygnalista podlega ochronie, jeżeli zgłosi naruszenie prawa, które korzysta z takiej ochrony oraz w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego ma uzasadnione podstawy sądzić o prawdziwości przedmiotu zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i dokona zgłoszenia we właściwy sposób, a więc w formie zgłoszenia zewnętrznego, zewnętrznego lub w formie ujawnienia publicznego, zgodnie z funkcjonującymi regulacjami prawnymi.
Zgodnie z Procedurą zgłoszeń zewnętrznych i zewnętrznych dostęp do zgłoszenia ma tylko Komendant Powiatowy Policji w Bełchatowie, jego zastępca oraz upoważnione przez Komendanta Powiatowego Policji w Bełchatowie osoby na każdym etapie postępowania.
KPP w Bełchatowe gwarantuje, że Procedura zgłoszeń zewnętrznych oraz związane z przyjmowaniem zgłoszeń przetwarzanie danych osobowych uniemożliwiają nieupoważnionym osobom uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem zewnętrznym oraz zapewniają ochronę poufności tożsamości sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie, oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób. Dane osobowe są one przetwarzane zgodnie z obowiązującą w KPP w Bełchatowie Polityką ochrony danych osobowych.
Dane osobowe oraz pozostałe informacje, przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych, a także dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
Dane sygnalisty pozwalające na ustalenie jego tożsamości nie podlegają ujawnieniu osobom nieupoważnionym, chyba że za wyraźną zgodą sygnalisty lub gdy ujawnienie danych sygnalisty jest obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa powszechnie obowiązującego.
Komendant Powiatowy Policji w Bełchatowie nie będzie tolerował żadnego rodzaju działań odwetowych, ani prób lub groźby zastosowania takich działań, w tym szykan, zachowań dyskryminujących i innych form wykluczenia lub nękania, gróźb, sankcji wobec sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązanej z sygnalistą.
Działaniem odwetowym jest bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście.
Szczegółowe informacje o przetwarzaniu danych osobowych dostępne są w załączniku nr 1 oraz 6 do Procedury zgłoszeń zewnętrznych oraz w załączniku nr 1, 2 oraz 6 do Procedury zgłoszeń zewnętrznych.
Do odpowiedzialności karnej i odszkodowawczej może zostać pociągnięty sygnalista, który zgłosi naruszenie prawa, do którego nie doszło.
Jakich naruszeń prawa może dotyczyć zgłoszenie
Naruszeniem prawa jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące:
1. korupcji,
2. zamówień publicznych,
3. usług, produktów i rynków finansowych,
4. przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,
5. bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami,
6. bezpieczeństwa transportu,
7. ochrony środowiska,
8. ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego,
9. bezpieczeństwa żywności i pasz,
10. zdrowia i dobrostanu zwierząt,
11. zdrowia publicznego,
12. ochrony konsumentów,
13. ochrony prywatności i danych osobowych,
14. bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych,
15. interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej,
16. rynku zewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych,
17. konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1–16.
Informacją o naruszeniu prawa jest informacja, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w podmiocie prawnym, w którym sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował, lub w innym podmiocie prawnym, z którym sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub informacja dotycząca próby ukrycia takiego naruszenia prawa.
Jak można dokonać zgłoszenia zewnętrznego
Zgłoszeń zewnętrznych naruszeń prawa można dokonać ustnie lub pisemnie.
Zgłoszenie zewnętrzne dokonywane ustnie odbywa się za pośrednictwem:
1) nienagrywanej linii telefonicznej pod nr tel.: 47 846 52 15, dokonane może być od poniedziałku do piątku w godz. od 10:00 do 14:00 (poza dniami ustawowo wolnymi od pracy), sporządza się z niego protokół zgłoszenia zewnętrznego, stanowiący załącznik nr 2 do Procedury zgłoszeń zewnętrznych albo
2) bezpośredniego spotkania; zgłoszenie to dokumentowane jest, jak w pkt 1, w formie protokołu zgłoszenia zewnętrznego.
Zgłoszenie zewnętrzne dokonywane pisemnie może być dokonane poprzez:
1) jego wysłanie na adres: Zespół ds. Dyscyplinarnych i Kontroli Komendy Powiatowej Policji w Bełchatowie, ul. 1 Maja 7, 97-400 Bełchatów, w zamkniętych dwóch kopertach z dopiskiem: „zgłoszenie zewnętrzne – do rąk własnych osoby upoważnionej, nie otwierać w sekretariacie”;
2) osobiste jego doręczenie do Recepcji Komendy Powiatowej Policji w Bełchatowie,
ul. 1 Maja 7, 97-400 Bełchatów lub do Zespołu ds. Dyscyplinarnych i Kontroli Komendy Powiatowej Policji w Bełchatowie, ul. 1 Maja 7, 97-400 Bełchatów w zamkniętych dwóch kopertach z dopiskiem „zgłoszenie zewnętrzne – do rąk własnych osoby upoważnionej, nie otwierać w sekretariacie”.
W przypadku gdy zgłoszenie zewnętrzne dotyczy policjantów Zespołu ds. Dyscyplinarnych, Kontroli, Skarg i Wniosków KPP w Bełchatowie, zgłoszenie takie może być dokonane poprzez:
1) jego wysłanie na adres: Sekretariat Komendanta Powiatowego Policji w Bełchatowie, ul. 1 Maja 7, 97-400 Bełchatów w zamkniętych dwóch kopertach z dopiskiem „zgłoszenie zewnętrzne – do rąk własnych osoby upoważnionej, nie otwierać w sekretariacie”;
2) osobiste jego doręczenie do Sekretariatu Komendanta Powiatowego Policji w Bełchatowie, ul. 1 Maja 7, 97-400 Bełchatów w zamkniętych dwóch kopertach z dopiskiem „zgłoszenie zewnętrzne – do rąk własnych osoby upoważnionej, nie otwierać w sekretariacie”.
Co powinno zawierać zgłoszenie zewnętrzne
Składane zgłoszenie zewnętrzne powinno zawierać przejrzyste i pełne wyjaśnienie przedmiotu sprawy, datę oraz miejsce zaistnienia naruszenia prawa lub datę i miejsce pozyskania informacji o naruszeniu prawa, opis konkretnej sytuacji lub okoliczności stwarzających możliwość wystąpienia naruszenia prawa, wskazanie podmiotu, którego dotyczy zgłoszenie, wskazanie ewentualnych świadków naruszenia prawa, wskazanie wszystkich dowodów i informacji, jakimi dysponuje sygnalista, które mogą okazać się pomocne w procesie rozpatrywania zgłoszenia, wskazanie adresu do kontaktu.
Wzór druku formularza zgłoszenia zewnętrznego stanowi załącznik nr 1 do Procedury zgłoszeń zewnętrznych.
W celu skutecznego podjęcia działań następczych oraz przekazania informacji zwrotnej wskazane jest, aby sygnalista podał w zgłoszeniu adres do kontaktu.
Jeżeli w zgłoszeniu zewnętrznym nie zostanie podany adres do kontaktu, ani nie jest możliwe ustalenie tego adresu na podstawie posiadanych danych, nie będzie realizowany obowiązek potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia oraz udzielania informacji zwrotnej w kolejnych etapach procedowania zgłoszenia.
Zgłoszenia zewnętrzne, które są anonimowe, nie są rozpatrywane według Procedury zgłoszeń zewnętrznych. Procedury zgłoszeń zewnętrznych nie stosuje się także do naruszeń dotyczących obowiązujących w KPP w Bełchatowie regulacji zewnętrznych i standardów etycznych.
Zasady postępowania ze zgłoszeniami zewnętrznymi w KPP w Bełchatowie
1. Zgłoszenie zewnętrzne będzie rozpatrywane zgodnie z Procedurą zgłoszeń zewnętrznych.
2. Zgłoszenie zewnętrzne podlega weryfikacji przez osoby upoważnione. Weryfikacja zgłoszenia zewnętrznego polega na ustaleniu, czy informacja zawarta w zgłoszeniu stanowi informację o naruszeniu prawa i czy zgłoszenie zostało dokonane przez osobę spełniającą wymogi określone w ustawie, a także czy nie zachodzą okoliczności wykluczające dalsze procedowanie zgłoszenia zewnętrznego.
3. Osoby upoważnione do rozpatrzenia zgłoszeń zewnętrznych poinformują sygnalistę o przyjęciu zgłoszenia w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie.
4. Sygnaliście, na pozostawione dane kontaktowe przekazana zostanie informacja zwrotna na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań w terminie do 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia lub w przypadku nie przekazania potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia zewnętrznego, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną.
Dane kontaktowe Rzecznika Praw Obywatelskich
Informacja o naruszeniu prawa może być zgłoszona w każdym przypadku również do Rzecznika Praw Obywatelskich (informacyjna linia obywatelska: 800 676 676, e-mail: biurorzecznika@brpo.gov.pl, ePUAP: /RPO/SkrytkaESP/, adres korespondencyjny: Biuro RPO, al. Solidarności 77, 00-090 Warszawa) albo organów publicznych oraz – w stosownych przypadkach – do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej, z pominięciem niniejszej Procedury zgłoszeń zewnętrznych – bez dokonania zgłoszenia zewnętrznego. Zgłoszenie takie nie skutkuje pozbawieniem sygnalisty ochrony gwarantowanej przepisami ustawy o ochronie sygnalistów. (Przepisy odnoszące się do zgłoszeń zewnętrznych wchodzą w życie z dniem 25 grudnia 2024 r. – zgodnie z ar. 64 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.)